Los voceros corporativos como gestores de reputación para un nuevo año
Es habitual que las grandes compañías a nivel mundial deleguen la función de vocero oficial a un tercer personaje estratégico y siempre bien preparado, pero tras la pandemia muchas de estas debieron romper el cristal de emergencia y sacar a sus CEO a la luz pública, pues tanto los consumidores como el mundo requerían de ver compañías más humanas con rostros reales. Sin duda, un acto simbólico y estratégico, pero que dejó entrever más de una necesidad: el vocero es clave para el relacionamiento y la reputación, pero debe prepararse de forma integral.
Durante y después del estallido del COVID-19 las compañías -por obligación- debieron mantener sobre la marcha su comunicación a través de canales digitales, así como digitalizar muchos de sus procesos para convivir efectivamente con un mundo confinado y no dejar de abastecerlo con sus necesidades, pero esto conllevó también a que sus voceros se sumen y evolucionen, se ajusten, aprendan y preparen el terreno para un nuevo año, pues el 2021 viene cargado de retos comerciales y el poder de responder inmediatamente a las emergencias que se puedan presentar.
¿Pero qué tan preparados están nuestros voceros en la región? Es la pregunta que aun espera respuestas, por ello la necesidad de contar con voceros preparados y entrenados debe ser parte infalible de toda estrategia de comunicación. De nada sirve lanzar a nuestros voceros a un relacionamiento con stakeholders y que intenten ayudar a construir el camino hacia una reputación corporativa si cuando, a pesar de que tiene mucho por contar, no podrá transmitirlo de manera adecuada.
A continuación, conozcamos y repasemos algunos valores agregados que apoyan positivamente la eficacia de la comunicación en un vocero bien preparado y listo para la acción.
- Apoyar a la construcción de la Reputación Corporativa.
Un vocero preparado transmite seguridad y confianza. Estos valores son parte de lo que cualquier marca quiere proyectar como imagen. Si adicionamos a esto los mensajes claves, claros y precisos, logramos apoyar a la construcción de una reputación corporativa positiva, convirtiendo a estos voceros en referentes de información para el sector y categoría en donde se desarrolla la compañía.
Lo dicho también debe ligar con lo que se hace, por ello el vocero debe ser una persona que pueda hablar y ejercer con honestidad, credibilidad y reflejarlo en su compromiso con todos los stakeholders. La exposición y la inmediatez de las tecnologías se ha convertido en un recurso muy usado para comprobar en segundos si quien nos habla es digno de creer y confiar.
- Empatía hacia el vocero y la compañía.
Durante eventos y encuentros públicos con medios de comunicación y stakeholders de relevancia, la labor de socialización del vocero es crucial. Mediante su interrelación, se generan lazos de comunicación que permiten fidelizar y generar mejores niveles de satisfacción y compromiso.
En estos encuentros, él debe poder contar y poner en práctica los mensajes claves de la compañía o el/los proyectos en marcha y saber cuál es el momento para posicionarlos o poder guiar la conversación para colocarlos, así como para evadir o evitar temas sensibles. Lo importante es que la empatía hacia el vocero y la compañía se mantenga y se valore.
- Mensajes y Públicos.
Uno de los retos cotidianos será siempre hablar en público, más si nos enfrentamos a la inmediatez y la exposición en redes sociales e internet, en donde la efectividad de los mensajes claves no solo deberán estar en el contenido de su estructura, sino también en que se escuchen y se muestren impecables y directos.
Si bien el vocero debe conocer los mensajes claves a transmitir, es imprescindible que conozca los diferentes públicos en los cuales dejará estos mensajes. Cada público debe recibir los mensajes de su interés y que satisfagan su necesidad de información puntual. Esto es una habilidad que el vocero debe desarrollar con su exposición, se debe segmentar los mensajes de acuerdo con su audiencia.
- Un paso adelante frente a una crisis.
Cuando nos enfrentamos a una crisis, la comunicación es uno de los factores más importantes a considerar. Y frente a esto, el vocero es el actor principal y única fuente de información que permite canalizar la información a entregar una vez sea aprobada al interno del comité de crisis.
Responder y actuar ante las crisis, así como asumirlas y gestionarlas son puntos clave, y en donde la figura del vocero como rostro y representante de la compañía es fundamental para superarla.
- Desarrollo de Cultura Comunicacional.
Las políticas de comunicación de una empresa deben ser claras y predeterminadas. El contar con un vocero autorizado permite que los colaboradores de una empresa conozcan que existen políticas de comunicación internas, que hay personas autorizadas y a su vez, reduce el riesgo de exposición de los empleados.
En la nueva era digital que vivimos y post pandemia, los canales digitales de las empresas incitan a generar conversaciones con los consumidores y usuarios, por lo que es importante contar con lineamientos claros para que, en caso de temas sensibles expuestos públicamente en las redes, los colaboradores no tomen acción y todo se canalice con los voceros autorizados y el comité de crisis.
Ante estos puntos recogidos, uno de los recursos comúnmente usados en toda estrategia de comunicación y que sigue siendo muy efectivo, es contar con un taller de formación de voceros o media training. Desde MC Comunicaciones tenemos amplia experiencia en el desarrollo de estos talleres, aplicándolos a varios de nuestros clientes y logrando superar la expectativa mediante excelentes resultados. Estos talleres interactivos, cuentan de fases teóricas y prácticas que enseñan y ejercitan al vocero frente a escenarios extremos con cuestionamientos difíciles, donde además de indicar variables de lenguaje verbal y no verbal, permite sacar a la luz las formas para transmitir correctamente los mensajes a comunicar.
Ser vocero de una compañía es un reto importante por ser una posición de alta confianza que a su vez se retribuye con lealtad, honestidad y compromiso. Y de cara a este 2021 es imprescindible que toda empresa cuente con voceros preparados como parte del éxito de sus estrategias de comunicación, pero también como componente fundamental en la construcción de posicionar una buena reputación.